---

Distribusi Stok - Persetujuan Distribusi

Modul ini digunakan oleh pihak berwenang (gudang/manager) untuk meninjau dan menyetujui dokumen Kirim Stok sebelum barang diberangkatkan dan diproses pada Terima Stok.

Terkait: Dokumen dibuat di Kirim Stok → ditinjau di Persetujuan Distribusi → setelah Approved, dipakai pada Terima Stok di cabang tujuan.

---

1) Daftar Persetujuan

Lokasi: Inventori → Distribusi Stok → Persetujuan Distribusi

Elemen pada daftar:

• Banner Download Scanner (opsional): unduh aplikasi scanner untuk mempercepat proses penerimaan (scan QR invoice).

• Cari: kolom Cari invoice distribusi stok (pencarian berdasarkan nomor invoice).

• Tabel dengan kolom:

  • Tanggal Pembuatan — tanggal pembuatan dokumen kirim.
  • Tanggal Distribusi — tanggal rencana pengiriman.
  • Invoice — nomor dokumen, contoh: DBO-20250422064716231.
  • Cabang Tujuan — cabang penerima barang.
  • Status — Menunggu Persetujuan / Approved.
  • Status Persetujuan — tombol Approve (bila masih menunggu) atau label status.

• Sortir & Pagination: dukungan pengurutan kolom dan navigasi halaman.

Hanya dokumen dengan status Menunggu Persetujuan yang dapat diproses.

---

2) Proses Approval

Langkah-langkah:

1. Pada daftar, klik Approve atau Lihat Detail/Invoice untuk membuka dokumen.

2. Tinjau Invoice Distribusi (lihat detail di bagian berikut).

3. Bila sesuai, klik tombol Approve.

4. Muncul modal konfirmasi: "Anda yakin bahan yang akan dikirim sudah sesuai?"

   • Pilih Ya, Sudah untuk menyetujui.
   • Tidak, Kembali untuk membatalkan aksi.

5. Dokumen berubah menjadi Approved dan siap dipakai pada Terima Stok.

🔐 Setelah Approved, dokumen menjadi read‑only (tidak bisa diedit). Perubahan hanya dapat dilakukan melalui dokumen koreksi (SOP internal) atau proses retur.

---

3) Tampilan Invoice

Di halaman invoice Anda akan melihat:

• Header: nama & alamat cabang asal, Cabang Tujuan, informasi Number/Inv Date/Due Date.
• Keterangan (catatan pengiriman).
• Tabel Item: No • Nama Bahan • Jumlah Total Stok • Satuan.
• QR Code: dipakai untuk scan pada Terima Stok.
• Aksi: tombol Approve dan (opsional) Dibatalkan sesuai hak akses & status.

Rekomendasi pengecekan sebelum approve:

• Kesesuaian jumlah & satuan dengan dokumen kirim dan stok fisik.
• Cabang tujuan dan tanggal distribusi.
• Catatan khusus (mis. nomor segel, suhu, kemasan).

---

4) Hak Akses & Audit Trail

• Tombol Approve hanya tampil untuk role yang berwenang (mis. kepala gudang/manager).
• Setiap approval mencatat waktu, user, dan status sebagai jejak audit.
• Dokumen Approved tidak dapat diedit; menu Edit Data Distribusi dinonaktifkan di modul Kirim Stok.

---

5) Edge Case & Validasi

1. Ganda/duplikat: jika ditemukan dokumen ganda, batalkan salah satunya sebelum approve.
2. Jumlah 0/negatif: tidak dapat disetujui; perbaiki di Kirim Stok.
3. Perubahan setelah dibuat: hanya diperbolehkan selama status Menunggu Persetujuan.
4. Lewat tanggal distribusi: sistem tetap mengizinkan approve, namun cantumkan catatan pada dokumen penerimaan.
5. QR tidak terbaca: buka Lihat Invoice dari daftar, cetak ulang QR, lalu tempel pada paket.
6. Cabang tujuan salah: batalkan dokumen dan buat ulang; Approved tidak dapat diubah.

---

6) Praktik Terbaik

• Dua pasang mata: minimal 2 orang meninjau (checker & approver) untuk mengurangi kesalahan.
• Standar pencatatan: tulis catatan pengiriman (kondisi, suhu, nomor segel) secara konsisten.
• Lampiran foto: pastikan foto paket diunggah saat pembuatan dokumen kirim—membantu saat audit penerimaan.
• Gunakan QR: percepat proses Terima Stok dan kurangi input manual.

---

7) FAQ

Q: Saya tidak melihat tombol Approve. A: Periksa role Anda dan pastikan status dokumen Menunggu Persetujuan.

Q: Bisa mengubah item setelah Approved? A: Tidak. Buat dokumen koreksi atau proses retur sesuai SOP.

Q: Apakah approval mengurangi stok cabang asal? A: Pengurangan/penambahan stok mengikuti konfigurasi sistem; umumnya stok berkurang saat pengiriman tercatat dan bertambah ketika Terima Stok selesai.

Q: Bagaimana jika ada selisih saat barang datang? A: Catat pada modul Terima Stok sebagai selisih penerimaan; lampirkan foto dan alasan.

---